Papirarbeid - hva er det? Kontoradministrasjon og dokumenthåndtering

Suksessen til drift av mange organisasjoner er avhengige av en riktig konstruert arbeid. Hver ansatt, enn si hodet enda mer, for å forstå papirene. Hva er det, hva er dens egenskaper, hovedtyper, og at det tas hensyn til i å organisere arbeidsflyten?

grunnleggende begreper

Hver bedrift, uavhengig av status og antall ansatte i den ordinære virksomheten produserer og håndterer et stort antall dokumenter. Alle av dem tilhører den organisatoriske og administrative dokumenter. De sentrale begreper i denne forbindelse omfatter poster ledelse og dokumenthåndtering.

Papirene samtale aktivitet som sikrer etableringen av offisielle dokumenter, samt organisere arbeidet med dem. I sin tur, under dokument å forstå en aktivitet som har som mål å organisere bevegelsen av dokumenter i selskapet fra det øyeblikket de ble opprettet eller mottatt før ferdigstillelse av arbeidet med dem (send til adressaten, levering til arkivet).

Ofte kontor organisasjon velger en eller flere ansatte som tilsyn prosessen.

Ingen virksomhet kan ikke eksistere uavhengig av loven. At det regulerer journalføring og papirarbeid. Spørsmål i disse områdene bestemmer sekretærer, arkivarer og ansatte i personalavdelingen.

Kontorarbeid basert på dataholde gjennom etableringen av et papir eller elektronisk instrument. I denne forbindelse er det papirer som er, bevegelsen av et dokument fra det øyeblikk av skapelsen til sin utførelse. Arbeidsflyt kan deles opp i indre og ytre.

Intern sirkulasjon av dokumenter som presenteres av følgende trinn:

1. Utvikling av prosjektdokumentet.
2. Harmonisering med ledelsen.
3. Signeringen av dokumentet.
4. Registreringsdokument: dato og nummer (etter offentliggjøringen av dokumentet, det anses akseptert for gjennomføring).
5. Bringe informasjon til leseren og kontroll.
6. Utførelse.
7. Publisering av dokumenter gjennomføring.
8. Ødeleggelse eller arkivering verdipapirer, hvis perioden er utløpt.

Eksterne driftsinntekter omfatter følgende trinn:

1. Mottak av dokumentet i selskapet.
2. Registrering mottatt dokumentasjon (nødvendig for kontroll av utførelse av dokumenter).
3. Håndteringen av korrespondanse: bekjent, utførelse.
4. Registrering svar hvis nødvendig.
5. Å gjøre arkivet eller ødeleggelse.

Document Management med hensyn til saken:

• opplink (fra slave til hodet);
• nedlink (fra hodene til slave);
• horisontal (mellom underordnede).

Hver bevegelse av et dokument bør registreres i et eget register. Dette kan være en loggbok, dokument, kort, e-zine, etc.

hvem som er ansvarlig

Noen ansatte ikke dykke ned i papirene. Hva det er, er vel klar over sekretær, fordi det er hans plikt - til å følge arbeidsflyten i organisasjonen. Sekretariatet er forpliktet til å utføre den viktigste funksjonen til å gi dokumenter av kontoret. Gitt den form og funksjon arbeid, kan kontorarbeid deles inn i:

1. Sentralisert. Alt sekretariat i en avdeling, og er gjenstand for en enkelt sjef. Dette kan være en senior sekretær eller kontorist.
2. Desentralisert. Sekretærer, samt de ansatte som kan utføre sine oppgaver, jobber i ulike avdelinger i selskapet, og er underordnet ulike sjefer.
3. Blandet. Ofte finnes i store bedrifter. kontor organisasjon vil avhenge av hva slags sekretariat mottatt.

I mindre organisasjoner kan resepsjonist funksjon utføres av alle ansatte til hvem denne plikten er tildelt, enten hodet. Hvis disse funksjonene ikke er stavet ut i den ansattes arbeidsavtale, er det nødvendig for utførelsen av deres tilleggsavtale til å utstede, hvor de vil bli oppført, og skal angi hvor godtgjørelse for å utføre oppgaver Clerk.

instruksjon

Uavhengig av størrelsen på selskapet og dets hode form bør ikke overse eksistensen av records management håndboken.

Instruksjoner - er ikke bare en regulerende handling, noe som gjør det mulig å etablere records management. Hva er det? Dette er et internt dokument av selskapet, som er godkjent av rekkefølgen av lederskap som har ingen utløpsdato.

Det er skriftlige dokumenter de viktigste fasene av bevegelse, gitt listen over tjenestemenn som har rett til å signere et bestemt dokument er eksempler på fylling og registreringsskjemaer.

HR outsourcing

Tenk HR outsourcing. Hva er det? Hvis organisasjonen driver minst én person, så er det obligatorisk søke relevante dokumenter.

Under HR outsourcing bevegelse forstå bestemte dokumenter knyttet til arbeidet med borger aktivitet. I hyppige tilfeller, er innføringen av et slikt dokument er tildelt de ansatte i personalavdelingen. De må godta dokumenter fra arbeidstaker, behandle og lagre dem på de regulerte regler instruksjoner. I tillegg er deres oppgaver omfatter behandling av personlige data, herunder følsomme.

HR outsourcing er gjennomført separat fra den generelle, overholdelse av reglene for taushetsplikt.

optimalisering

I en alder av høyteknologi og databehandling, er det mange selskaper, ikke små, som fortsetter å bære papirdokumenter. Office-dokumenter er fortsatt registrert i vanlige tidsskrifter og brev er sendt.

Dette er det første på grunn av motvilje mot ansatte til å omskolere seg, og for det andre, har ikke alle den økonomiske støtten. Men hver leder må innse at mye av investeringene i optimalisering i fremtiden kan redusere selskapets kostnader.