Avansert Filter i Excel: eksempler. Hvordan lage avansert filter i Excel og hvordan du bruker den?

Mange ansatte i ulike organisasjoner som må liksom jobbe med Mircosot Excel, enten ordinære regnskapsførere og analytikere blir ofte møtt med valget av en rekke verdier fra et stort utvalg av data. For å forenkle denne oppgave, og er laget av filtreringssystemet.

Enkel og avansert filter

I Excel viser et enkelt filter som starter med "Data" tab - "Filter» (data - Filter i den engelske versjon av programmet) eller ved hjelp av hurtig på knapperaden, i likhet med en kjegleformet trakt for overføring av væsker i beholdere med trang hals.

I de fleste tilfeller at filteret er helt det beste alternativet. Men hvis du ønsker å gjennomføre valget av et stort antall tilstander (og selv over flere kolonner, rader og celler), mange lurer på hvordan å lage avansert filter i Excel. Den engelske versjonen heter Avansert filter.

Den første bruk av det avanserte filter

I Excel, det meste av arbeidet foregår med tabeller. For det første er det praktisk, og for det andre, i en enkelt fil, kan du lagre informasjon på flere sider (faner). Over hovedtabellen, er det ønskelig å skape et par linjer, den øverste av hvilke er overlatt til hetten, er det i datalinjen vil passe forholdene i Excel avansert filter. Deretter vil filteret sannsynligvis endres dersom forholdene krever mer, kan du alltids sette på rett sted og med en enkelt linje. Det er imidlertid ønskelig at forholdene mellom celler og celler av kildedataområdet var en rad upåvirket.

Hvordan bruke avansert filter til Excel, eksemplene omtalt nedenfor.

Bruke et filter

I tabellen linjene 1 og 2 er beregnet for et område av betingelser, linjer 4 til 7 - av kildedataområde.

For å begynne å tre inn i linje 2 av tilsvarende verdier, som vil bli frastøtt av den avanserte filteret i Excel.

Starter filteret ved hjelp av celle avgrensning av innledende data, må du velge "Data" og klikk "Advanced» (Data - Advanced, henholdsvis).

En skjerm viser et utvalg av utvalgte celler i "Source Range". Ifølge eksempelet ovenfor, forutsetter linjen verdien «$ A $ 4: $ F $ 12" .

De "forholdene varierer" bør fylle verdier «$ A $ 1: $ F $ 2."

Vinduet inneholder også to betingelser:

• filtrere listen på plass;
• kopiere resultatene til et annet sted.

Den første tilstand tillater dannelse av resultatet på stedet under den avsatte kilde avstandscelle. Den andre betingelsen gjør det mulig å generere en liste over resulterer i et enkelt bånd, som skal angis i "Legg resultatet til området". Brukeren velger et praktisk alternativ, for eksempel, er det første vinduet, "Advanced Filter" i Excel lukket.

På grunnlag av dataene som er angitt, vil filteret danne følgende tabell.

Ved bruk av betegnelsene "Copy føre til en annen posisjon" verdier på 4 og 5 linjer er vist i det forhåndsbestemte område av brukeren. Leiet vil forbli uendret.

Brukervennlighet

Den beskrevne fremgangsmåten er ikke praktisk, fordi for forbedring vanligvis bruker VBA programmeringsspråk, som opp makroer for å automatisere avansert filter i Excel.

Hvis brukeren har kunnskap om VBA, anbefales det å studere en rekke artikler om dette emnet, og for å kunne gjennomføre våre planer. Hvis du endrer rader med celler 2, tildelt under Excel avansert filter, vil omfanget av forholdene endrer innstillingene tilbakestilles umiddelbart og startet på nytt i riktig område vil danne den nødvendige informasjonen.

komplekse spørringer

I tillegg til å arbeide med nøyaktig forutbestemte verdier, avansert filter i Excel, og er i stand til å håndtere komplekse spørringer. Disse føres data, hvor en del av tegnene erstattet med jokertegn.

Symboltabellen for komplekse spørringer oppført nedenfor.

Det er verdt å vite at symbolet * kan bety en rekke tegn. Det vil si når den angitte verdien "n *" returnerer alle verdier, uavhengig av antall tegn etter bokstaven "n".

Skiltet "?" Betyr bare ett tegn.

Bunter av AND og OR

Vær oppmerksom på at informasjonen gitt på én linje i "rekke forhold" regnes registrert i en haug med logisk operator (AND). Dette betyr at flere forhold er samtidig fornøyd.

Hvis den samme dataene er registrert i en kolonne, avansert filter i Excel gjenkjenner deres tilhørende logisk operator (OR).

Tabell over verdier tar følgende form:

sammendragstabellene

En annen måte å filtrere data ved hjelp av kommandoen "Sett inn - Tabell - Oppsummering tabell» (Sett inn - Tabell - pivot i den engelske versjonen).

Tabellene på lignende måte opererer med en egen forhåndsvalgt dataområde og unike verdier som skal analyseres deretter. Faktisk ser det ut som et verk av en rullegardinliste med unike felt (for eksempel navn på ansatte i selskapet) og verdiområdet som er gitt valget av et unikt felt.

Ulempen ved å bruke sammendragstabellene er nødvendigheten av manuelle justeringer når du endrer rådata selv.

konklusjon

Avslutningsvis bør det bemerkes at omfanget av filteret i Microsoft Excel er svært bred og mangfoldig. Det er nok å bruke fantasien og utvikle sin egen kunnskap og ferdigheter.

Av seg selv, er filteret lett å bruke og lære, lett å forstå hvordan du bruker avanserte filteret i Excel, men det er designet for applikasjoner som krever en liten mengde tid til å gjøre screening informasjon for videre behandling. Som regel gir den ikke for arbeid med store datasett på grunn av regelmessig menneskelige faktor. Det har kommet til unnsetning mer sofistikert og avansert informasjonsbehandling teknologi i Microsoft Excel.

Enorme populære makroer, utarbeidet i språket av VBA. De lar deg kjøre et stort antall filtre, tilrettelegging valg verdier og utgang dem til de riktige områdene.

Makroer lykkes med å erstatte mange timers arbeid med å utarbeide sammendraget, periodisk og annen rapportering, erstatter lang tid analyse av enorme mengder bare ett sekund klikk.

Bruke makroer begrunnes og ubehagelig. Alle som har oppstått behov for å bruke, hvis ønskelig, vil alltid finne nok materiale til å utvikle sine kunnskaper og finne svar på spørsmål.