Automatisk e-post: Hvordan lage et nyhetsbrev?

De fleste vanlige brukere jobber med e-post direkte på nettstedet. Funksjonaliteten den gir, er tilstrekkelig til å opprette og motta e-post. Men hva om du trenger å sende samme brev til et stort antall mennesker, må du sende ut en bestemt melding på et bestemt tidspunkt, fortsett å sende brev uten personens deltakelse mens han basker på stranden på ferie? I slike tilfeller kommer alle slags programmer og automatiske distribusjonstjenester til redning. De varierer i funksjonalitet, lønn / gratis, jobbfunksjoner og mange andre faktorer, men hva forener dem - de trenger ikke en persons konstante tilstedeværelse for å jobbe. Postforsendelse kan utføres døgnet rundt med et annet justerbart intervall.

Hvorfor trenger du mailinger?

Synspunktet om at det viktigste og mest effektive markedsføringsverktøyet er nettstedet er langt fra sannheten. De fleste kjøpere av et produkt eller en tjeneste på et engangsbesøk på en nettside er ikke klar til å ta en beslutning om å kjøpe. Årsakene kan være forskjellige, og ikke det siste stedet er banal glemsomhet. Kunder husker bare ikke at de så noe som fikk oppmerksomheten deres. Noen potensielle kjøpere må gjentatte ganger minne seg, til de endelig kjøper seg. Og et automatisk brev sendt via e-post tjener som en påminnelse.

Funksjoner av postklienter og tjenester

Det er mange programmer og tjenester for automatisk postering av korrespondanse, både betalt og gratis. Deres funksjonalitet er ikke begrenset til å sende brev uten deltakelse av en person, dens evner er mye bredere:

1. Før masseutskrifter kan bokstavets effektivitet bli testet på en valgt gruppe brukere, etter å ha studert statistikken for å sende og levere disse bokstavene, aktivitetene til kundene etter at de er mottatt.
2. Tjenester lar deg regelmessig oppdatere listen over abonnenter, behandle tjenestemeldinger om leveringsfeil. Dermed er systemressursene ikke bortkastet på ubrukelige handlinger for å sende ut ikke-eksisterende flere adresser.
3. Statistikk over overganger gjennom koblinger i bokstavene vil bidra til å evaluere effektiviteten av reklamekampanjen.
4. Innebygd teknologi for å bestemme plasseringen av abonnenter vil tillate deg å velge bokstaver for distribusjon, basert på geografi.
5. Grunnlaget for sending av bokstaver kan fylles på med forskjellige automatiske metoder, for eksempel skanningssider på nettverket.

Automatiske svar på bokstaver er også konfigurert. Dette vil være nyttig, for eksempel når du forlater. Forfatteren kan bli informert om at brevet ble mottatt, men svaret på det vil komme tilbake etter en tid. Hvis det var en endring i e-postadressen, er det veldig enkelt å motta e-post sendt til den gamle adressen - det er nok å konfigurere videresending. Men hvordan skal du fortelle alle forfatterne at den gamle adressen ikke lenger er relevant, og neste gang er det bedre å skrive til en annen en gang med en gang? Og dette vil hjelpe automatisk skriving.

Slike programmer har vanligvis maler med typiske bokstaver, som lett kan endres for seg selv. Takket være alt dette gjør det mulig å markedsføre varer og tjenester med minimal tid og penger på reklame, behandling og analyse av korrespondanse.

Hva skal du sende?

De mest populære hilsenene (for eksempel etter registrering på ressursen) og takk (for eksempel for en perfekt ordre eller et langsiktig samarbeid med selskapet).

Hilsener er de mest lesbare bokstaver. Folk er vant til å se dem, de fleste åpner seg på jakt etter nyttig eller interessant informasjon.

Takk bokstaver kan inneholde informasjon om bestillingen, leveringsmetoden, ulike kampanjer og rabatter hos den vanlige kunden. Alt dette tiltrekker folk, og slike bokstaver blir også lest, eller i det minste tilfeldig glimt.

Automatisk skriving kan tilby varer som følger med som en person har kjøpt, eller er interessert i. Bokstaver vil tillate gratulerer, for eksempel en gratulerer med dagen, etter å ha gjort et individuelt fordelaktig tilbud.

Å jobbe med komplekse kundeproblemer, selvfølgelig, vil eksperter allerede være nødvendig. Men enklere spørsmål, takket være automatiske brev, kan løses døgnet rundt og daglig modus når de er behov for av brukerne.

Blant alle programmer og tjenester er Microsofts Outlook-program godt kjent, slik at måter å opprette e-poster, automatiske svar og videresending av bestemte e-postadresser til andre adresser, vil bli vurdert bare ved sitt eksempel.

levering

For å sende en melding til en stor gruppe mennesker, trenger du ikke å legge dem til mailinglisten manuelt hver gang. For å gjøre dette kan du opprette en distribusjonsliste. På "Hjem" -fanen i programmet, velg "Opprett en kontaktgruppe", og velg deretter et navn for denne gruppen og legg til medlemmer til den. Listen over deltakere og gruppens navn blir redigert eller slettet helt hvis det er nødvendig. Den samme kontakten kan være medlem av et vilkårlig stort antall brukergrupper som automatisk mottar meldinger. Dette sparer mye tid.

Automatisk e-post: hvordan å gjøre det

Noen ganger er det behov for å sende et automatisk brev på et bestemt tidspunkt, og i fravær av avsender på datamaskinen. Automatisk sending av Outlook-meldinger lar deg gjøre dette. Du bør skrive et vanlig brev, om nødvendig, legge ved de nødvendige filene, angi mottaker (e) eller adresseliste, og deretter gå til menyen "Innstillinger". Videre i denne delen er elementet "leveringsforsinkelse" valgt, og deretter "lever ikke til". Deretter angis alle nødvendige parametere, inkludert dato og klokkeslett for sending av meldingen, tilstedeværelse eller fravær av meldinger om levering og lesing, og så videre.

Etter å ha oppgitt alle nødvendige data, bør du sende brevet. Den vil bli lagret i mappen til de sendte bokstavene, men det vil bare gå til mottakeren bare på den angitte dagen og timen. Det er viktig at datamaskinen nå ble slått på, programmet ble startet på det, og en Internett-tilkobling var tilstede. Hvis disse betingelsene ikke ble opprettet til rett tid, vil den automatiske sendingen av brev forekomme i øyeblikket når de endelig er oppfylt. Det er ikke veldig praktisk, men det er ingenting å gjøre.

Automatisk videresending av Outlook-meldinger

Videresending fra den første mottakeren til den andre kan være på to måter - videresending og omdirigering. Videresendt e-post er preget av nærværet i emnet for forkortelsen FW, og mottakeren ser fra hvilken adresse brevet ble sendt i utgangspunktet, og fra hvilket det ble sendt til ham senere. Omadressering til mottaker er ikke merkbar, han ser brevet som sendt av den første avsenderen.

Forwarding Management

Du kan konfigurere enten videresending av absolutt alle bokstaver, eller opprett regler som regulerer hva og når skal videresendes. I dette tilfellet lagres de omadresserte meldingene i innboksen. Programmet analyserer e-posten som sendes, og hvis den oppfyller vilkårene som er angitt i reglene, utfører den handlingen spesifisert av denne regelen. Det kan ikke bare automatisk sende brev eller svare på dem, men også overføre det til en bestemt mappe, dvs. sortering, sletting, etc.

For å opprette regler for behandling av innkommende korrespondanse, må du velge "Regler" -elementet på hovedprogramfanen. Videre er algoritmer for behandling av mottatte meldinger allerede direkte konfigurert i "regler og varslingsadministrasjon" -menyen.

Forbud mot videresending

Noen bokstaver kan ikke videresendes - dette skjer når avsenderen har installert på korrespondansen som sendes til dem, som ikke tillater mottakeren å dele denne informasjonen med noen andre. En slik begrensning blir bare fjernet av avsenderen, mottakeren kan ikke gjøre dette på noen måte.

Også i selskapene kan systemadministratoren opprette egne regler som begrenser eller forbyr full overføring av brev utenfor bedriftsnettverket, og noen ganger inne i det. Dette er gjort for å beskytte bedriftens informasjon.

automatisk svar

I fravær av adressaten på stedet, på grunn av forretningsreise, ferie, sykdom eller annen grunn, kan automatiske svar på bokstavene settes opp. Hvis posten er lokalisert på bedrifts posttjenesten, kan du også opprette forskjellige svar på e-postmeldinger som kommer fra andre ansatte i selskapet, og til de som mottas fra utsiden.

For å aktivere denne funksjonen i programmenyen, velger avsnittet "fil" elementet "auto-respons", der du må velge "send automatisk svar". I dette avsnittet skrives bokstaven, samt perioden hvor disse svarene vil bli sendt. Hvis brukeren vises på nettverket før slutten av denne perioden, blir han bedt om å slå av funksjonen.

I perioden med svaret for automatisk svar kan du angi regler for e-postbehandling, for eksempel å sende dem til andre ansatte i selskapet som kan løse problemene som oppstår, og så videre.

Programmet gir detaljert hjelp, samt verktøytips, som bidrar til å unngå vanlige feil mens du arbeider med det.